Erstellung einer Excel Datei - Administratorfunktion

 

Diese Funktion ist nur für Mitglieder der Benutzergruppe "Download Admin" verfügbar.

 

Um eine neue Excel Datei aufgrund einer Vorlage zu erstellen, betätigen Sie den Link "Export erzeugen" im Kopf der Exportliste.

 

 

Das folgende Dialogfenster wird als Popup geöffnet.

 

 

Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Template aus. Es handelt sich bei der Auswahl um eine Pflichteingabe. Nehmen Sie keine Auswahl vor, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

 

 

Wählen Sie also das entsprechende Template aus, um über den Button "Katalog" in die Katalogauswahl zu gelangen.

 

 

Wählen Sie hier einen oder mehrere Kataloge aus, aus denen die Artikeldaten verwendet werden sollen. Zur Auswahl mehrerer Kataloge halten Sie die STRG-Taste gedrückt. Eine Möglichkeit, die zu exportierenden Artikel einzuschränken, ist das Kennzeichen "Nur elektronisch bestellbare Artikel" zu aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol vor der Option. Diese wird dann wie in der  unteren Abbildung zu sehen, blau hervorgehoben angezeigt.

 

Das Kennzeichen kann zu jedem Artikel gespeichert werden, ist aber kein Pflichtfeld. Wird das Kennzeichen für den Export ausgewählt, obwohl es für die Artikel im Katalog nicht gesetzt ist, erscheint bei der Kataloggenerierung eine Fehlermeldung.

 

 

Über den Button "Bilder" gelangen Sie in den nächsten Dialog.

 

 

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen für das Einfügen von Bildern näher erläuert:

 

Option

Beschreibung

Bilder skaliert in der Excel Zelle

Das Bild wird in der festgelegten Zelle der Excel-datei eingefügt. Dabei wird die Größe des Bildes an die Größe der Zelle in der Vorlage angepaßt.

Bilder in der Originalgröße

Das Bild wird in der Originalgröße in die Excel Datei eingefügt. Das heißt, das das Einfügen des Bildes in der festgelegten Zelle beginnt.

Bilder verlinkt

In der Excel Datei werden statt dem Bild nur die URLs für die Bilder eingefügt.

keine Bilder

Es werden keine Bilder eingefügt.

 

Die Auswahl des Bild-Integrationstyps ist ein Pflichtfeld. Standardmäßig ist der Eintrag "keine Bilder" ausgewählt. Passen Sie die Auswahl nach Bedarf an und betätigen Sie den Button "Upload" um in den nächsten Dialog zu gelangen.

 

 

Möchten Sie den Export auf bestimmte Artikel der gewählten Kataloge weiter einschränken, betätigen Sie den Button "Durchsuchen", um eine Excel Datei hochzuladen, in der die zu exportierenden Artikelnummern angegeben sind.

 

 

Beim Hochladen erfolgt eine Prüfung, ob die angegebenen Artikelnummern gültig sind. Ist dies nicht der Fall, wird im Abschnitt "Information zur hochgeladenen Datei" eine Fehlermeldung mit einer Reportdatei ausgegeben.

 

Öffnen Sie die Reportdatei um Hinweise auf den Fehler zu finden.

 

 

Die Reportdatei entält folgende Tabellenblätter:

 

Tabellenblatt

Erläuterung

Preselected catalogs

ausgewählte Kataloge

Missing Article Numbers

fehlende Artikelnummern

Missing Variables

fehlende Variablen

Missing Values

fehlende Werte

 

Da es in diesem Dialog um die Einschränkung von Artikeln geht, ist nur das Tabellenblatt "Missing Article Numbers" relevant. Prüfen Sie, ob hier eine Artikelnummern vorhanden ist und korrigieren Sie diese Artikelnummer in der hochgeladenen Excel-Datei. Laden Sie anschließend die Artikelliste erneut hoch.

 

Ist die Artikelliste gültig, wird ebenfalls eine entsprechende Meldung im Abschnitt "Information zur hochgeladenen Datei" angezeigt.

 

 

 

Über den Button "Gruppen" gelangen Sie in den Dialog zur Benutzergruppen-Freigabe. Wählen Sie hier die Benutzergruppe bzw. die Benutzergruppen aus, die die Excel-Datei später herunterladen dürfen. Um mehrere Benutzergruppe auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt.

 

 

Über den Button "Generieren" gelangen Sie in die Übersicht der gewählten Einstellungen.

 

Hier erhalten Sie eine Übersicht der gewählten Exportoptionen. Möchten Sie eine Einstellung noch ändern, gelangen Sie über den Button unten links im Dialogfenster jeweils zurück zum vorherigen Dialog.

Über den Button "Starte Generierung" wird die Excel Datei erzeugt. Da die Dateierstellung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird Ihnen nach dem Start ein Fortschrittsbalken angezeigt. Sie können den Dialog jetzt über den Button "Schließen" verlassen. Sie erhalten automatisch eine E-Mail an die in der Benutzerverwaltung eingetragene E-Mail-Adresse, wenn der Export fertiggestellt wurde.

 

Nach der Fertigstellung der Excel Datei wird diese für die freigegebenen Benutzergruppen in der Liste der Exporte angezeigt.

 

In der aktuellen Programmversion ist die folgende Funktion noch nicht verfügbar:

•Das Versenden von E-Mails nach Fertigstellung des Exports.